“Samarbejde i sociologi drejer sig om adskilte gruppers eller kulturers anstrengelser for at nå et fælles mål”
Det er en svær udfordring at løse, men målet er ikke at erstatte et fysisk møde – målet er at supplere og bruge det som et værktøj, der gør det umulige muligt.
Normalt kræver et online møde mere struktur end et fysisk møde. Det skyldes, at kommunikation og sparring som regel ikke opstår af sig selv, og derfor kan deltagerne hurtigt blive passive.
Online møders største svaghed er nemlig, at det er nemt at koble fra og lave noget andet i stedet for. Alle skal derfor på forhånd vide, hvad der forventes af dem under mødet, så alle deltager aktivt og bidrager med hver deres unikke viden.
Kommunikation er altafgørende
Alle gode møder har en velforberedt agenda.
En god agenda har lidt ekstra at byde på. Det kan f.eks. være indlagte fysiske aktiviteter, du/I laver sammen (så kan man også få grint lidt undervejs).
Her er Sessionlab et rigtig godt værktøj til inspiration og planlægning til netop dette.
Under mødet er der altid brug for et sted at kommunikere, når der er en, der snakker. Det kan være visuelt (Miro, Mural) eller et helt simpelt Google Docs-dokument, hvor alle har mulighed for at skrive i det samme dokument samtidig.
Her er Google Meet, Microsoft Teams, Zoom mv. alle sammen gode gratis værktøjer, som kan hjælpe på kommunikationen, og du har desuden også mulighed for at dele din skærm med resten af deltagerne.
Invitér kun de relevante personer til mødet
Hvis du på forhånd kan udpege nogle personer, som ikke vil have relevans for mødet og som ikke forventes at bidrage aktivt, skal disse ikke deltage.
Det er spild af alles tid og virker forstyrrende. Derfor er det en god idé at afgrænse antallet af deltagere til kun de nødvendige.
Test, test, test
Vi kender alle sammen det med at forbinde headset, mikrofon m.m., og det vil bare ikke virke. Nu bruger du så de første 10 minutter på at få teknikken til at fungere ordentligt. Det fremstår uprofessionelt for både dig selv og især for kunden.
Derfor er det vigtigt, at man har testet alt i god tid og er sikker på, at teknikken virker efter hensigten. Selvom det virkede sidste gang, betyder det ikke nødvendigvis, at det også virker denne her gang. Det kan være, at headsettet er gået i stykker, at internetforbindelsen ikke er stærk nok osv.
Få styr på alt det praktiske inden mødet
For at et online møde skal få succes, skal du sikre dig, at disse ting er i orden, inden mødet går i gang:
- Hav et godt trådløst kontor headset
- En stabil internetforbindelse
- God belysning, så deltagerne kan se hinanden
- Vidvinkel webcam eller mobil, så man kan bevæge rundt, give en rundtur, tage en kop kaffe sammen med kunden (small talk)
- Test, at det hele virker, før mødet starter
Når man skal afholde et online møde, er det vigtigt, at man ikke går ned på udstyr!
Store lokaler og virtuelle møder går ikke hånd i hånd
Sidder du i et stort lokale, kan det virke meget forstyrrende for resten af deltagerne. Der kan komme unødig rumklang, folk der går forbi osv.
Du og deltagerne bør derfor sidde i et mindre lokale såsom et mødelokale, så der skabes en rolig ramme, og så andre heller ikke bliver forstyrret.
Husk at tage noter under mødet
Under mødet skal der altid være en notetager, som sikrer, at alle deltagerne får mødenotaterne tilsendt efterfølgende. På den måde har alle en mulighed for at følge op på diverse opgaver, deadlines, spørgsmål eller andet.
